顧客記録を保持し将来に残していくための要点を解説します。ISO9001では「文書を維持」「記録を保持」で区別するので、それを援用して「顧客記録を保持する」と表題につけました。また、細かい技術的な解説はすぐに時代遅れになってしまうので省略します。
顧客記録を失わない
顧客記録を失うと、顧客に多大な迷惑をかけてしまいます。また、お店にとっても山から転落するような大損害です。
バックアップする
江戸時代には、火事の時に大福帳を井戸に投げ込んで守りました。
今の時代、PCで顧客情報を管理しているはずです。PCは突然に故障することもあります。不用意な操作でデータを失うこともあります。それに備えて、失わないための最優先事項はバックアップです。バックアップも同じPCに保存しておくのではなく、別のPCやクラウドに保存したりします。
また、停電や瞬停（瞬間的な停電）・落雷による過電流など、電源の事故には、無停電電源装置で対策します。
顧客の記録を失わないために様々な方法をとったとしても、絶対に大丈夫、ということはあり得ませんが、クラウドに分散してバックアップを保存すれば、99.9%大丈夫であろう、という段階までは今は達成できます。
記録が間違って変更されたり削除されないようにする
データベースに登録した情報が、いつの間にか誤った情報になってしまう事態は避けなければなりません。
自由度が高すぎるアプリケーションの場合、ふとしたことで誤入力や意図しないデータの削除が起こります。その操作に気づかないまま保存してしまうと、後で何が正しかったのか分からなくなっていきます。
例えば表計算ソフトは極めて自由度が高いアプリケーションのため、こうしたことが発生しやすいです。アプリケーションでの操作ミスは、人に責任があると考えるべきではありません。アプリケーション自体が誤入力を誘発するのです。ですから、いくら注意をしていても、必ずミスは発生します。ミスが発生するのなら、その原因を取り除くのが正解です。
解決するには、アプリケーションの操作自体が、多少不便になったとしても制限を持つことです。詳しくは、誤操作しないための操作方法の制限を参照して下さい。
トラブルの予防には、費用と労力を惜しまない。それが、最もコストがかからない結果になります。
顧客記録を失わないために、どのようなバックアップを行っていますか？