印刷か自筆か
活字で印刷したものより、自筆がより親近感をもってもらえますよね。ですから、できるだけ自筆の手紙が良いのですが、書くのに時間がかかります。印刷と自筆の中間の方法として、前もって自筆の文章を書いておき、それをスキャンして印刷する、という方法もあります。スキャンし印刷したものは、場合によっては印刷したとは思われない感じになります。
顧客毎に内容を変更する
もちろん、テンプレートより顧客毎に則した内容にした方が良いですよね。より顧客のことを尊重しているんだと、示すことができます。出来るならこれが一番いいのですが、書くのに時間がかかります。手紙をしたためるのが好きな人なら良いでしょうが、そこまでの時間がとれなかったり、書くのが苦手な人もいます。
印刷と自筆の中間で、かつ顧客毎に内容を変える方法
後で書き込める余白を空けた自筆のテンプレートを用意し、スキャンして前もって印刷しておきます。
その余白に、名前や相手のことを気にかける内容を書いたりすると良いですよね。ここまでは、行っているところもあります。
ただし、この方法は、前もって印刷した文章と、後で書き加えた文章とが、筆の濃淡などによって顧客に分かってしまうのが、あと一歩足りない残念な部分です。
これは、解決できます。文章を書き加えた後、その用紙をさらに、インクジェトプリンタでコピーします。この方法で完成した手紙では、最初に印刷しておいた文章と書き加えた文章との濃淡の差がなくなり、ペンで書いた文章と区別がつかなくなります。
筆耕に代書を頼む方法
自分で書かずに、文字が上手な人に代書を依頼するのも良い方法です。武家の時代は、本人が書かずに祐筆（ゆうひつ）が代筆していることも多かったです。筆耕（ひっこう）に依頼すると、美しい文字の手紙が完成しますから、ここぞという時に依頼するのもいいですね。