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ファイル・フォルダの整理の方法2019.12.4

概要

いろいろな方法があり、解説も幾つもあります。

  • 一時フォルダ(作業フォルダ)
  • フォルダ・ファイルの名前の付け方
  • フォルダの階層

に対して、ファイル・フォルダ整理のルールを作成することが多いです。

様々な方法があり、どれが正解で間違っているということは無く、状況に応じて効率的な方法は変わります。その人に合った方法で良いでしょう。

ここでは、私が実践している方法を説明します。

この方法で達成できること

  • 必要なファイルにすぐにたどり着く
  • そのファイルが必要かどうかすぐに判断できる

時系列の一時フォルダを利用

デスクトップ上に、一時フォルダを、将来の分も含めて「年+月」で作成します。

  • 201804, 201805
  • 201804Temp のようにTempをつける
  • #201804 のように#記号をつける

など。

作業中のファイルや、ダウンロードしたファイルは、このフォルダに入れます。時間のあるときに、一時フォルダの中を整理します。完全に整理することは出来ないので、判断に迷ったファイルはそのままにしておきます。判断に迷う時間がもったいないと思うからです。

また、ブラウザからダウロードする時の保存フォルダを、月が変わったらこの一時フォルダに変更しています。

時系列の一時フォルダのメリット

  • 一時フォルダは時系列になっているので、ファイル作成の年月が確定でき判断に迷いません。
  •  雑多なファイルはそのまま一時フォルダに残せばいいので、後で必要になった時に備えることが出来ます。
  •  デスクトップにファイルが散らかりません。
  • 人は、あの件はだいたいあの頃だった、というのは思い出しやすいので、その時のファイルを探しやすくなります。

フォルダの命名

フォルダの順番を決めて表示したい場合は、フォルダ名に数字をふります。

  •  1桁の数字は、フォルダの数がほとんど変更されない場合に良いです。
  •  2桁あるいは3桁の数字は、フォルダの数が増えることが多い場合に良いです。例えば、10と20との間の15を後から設定できます。

Archivesフォルダ

私は、Archivesフォルダには、バージョンが古いファイルを入れています。基本的に、Archivesフォルダにあるのは、作成途中の未完成のファイルになります。(保管しておきたい完成したファイルではありません。)

例えば、

  • 原稿 Ver1.doc
  • 原稿 Ver2.doc
  • 原稿 完成稿.doc

の場合、

  • 原稿 Ver1.doc
  • 原稿 Ver2.doc

を、Archivesフォルダに入れます。

未完成のファイルを、完成ファイルと同一のフォルダに並べて入れておくと、混乱の原因になるためです。

_Archivesのように記号をつけると、昇順で並べたときに、常に最上位に表示されます。

利用頻度が下がったフォルダ・ファイル

保管フォルダに移動させたり、「要保存」とフォルダ名に付記したりします。

「Old」フォルダとする人もいます。

ファイルの命名

ファイル名の先頭には、年月日をつけます。西暦+月+日で統一します。

  • 20180401 原稿.doc

のようにします。

この日付は、おおむね、その書類の中で表記される日付です。作成日・修正日と決まっているわけではありません。

キーワードをファイル名に入れる方法もあります。長すぎるファイル名は、トラブルが発生することがあるので、避けます。

参考
  • 201804 原稿.txt
  • 201804_01 原稿.txt
  • 201804_02 原稿.txt

のように、ファイルの名前による並び替えを考慮して、「年月_日」 を付ける方法もあります。その場合、日が分からなくて、年月のみを先頭につけたファイルも順序よく並ぶからです。

スキャンしても捨てない紙 雑誌などのページ・スクラップの整理整頓術を紹介する。

ファイル名による並び替え

版(バージョン)の区分

版(バージョン)を変えて、古い版を保存しておく場合

  • 20181230 原稿 v1.txt
  • 20190101 原稿 v2.txt

のように、v(Versionのv)を付けて区分します。vの数が最も大きいのが一番最新のファイルとなります。

メモ内容をファイル名にした.txtを残す

ファイルやフォルダについて、メモを残したい時があります。その時は、メモ内容をファイル名にしたテキストファイルを作成します。

画像の例では、「20180401 書類は○○」が、メモです。ファイルの中身はありませんから、開いても空です。

フォルダのアイコンを変更する

Macだと標準機能ですが、Windowsでフォルダを色分けするのは手間がかかります。簡単に行うのに、次のソフトを利用しています。

例えば、変更不可の重要ファイルの入ったフォルダは、赤にします。

アイコンは、次のを利用することが多いです。

将来削除するフォルダ・ファイル

将来削除する予定のファイル・フォルダには、削除しても良い日付+「削除せよ」をつけます。
例:○○ 20190401以降削除せよ
こうすることで、その日付以降は考えること無く削除することが出来ます
例えば、期限を決めて保管しておくバックアップしたファイル・フォルダにつけます。

フォルダーの階層

よくあるパターンは、

1階層目 (基準フォルダー)> 2階層目(分類)>3階層目(ファイル)

です。

  • 1階層目は、基準となるフォルダーです。画像の例では、案件Aです。
  • 2階層目は、分類用のフォルダーです。年や年月で分類する場合もあります。
  • 3階層目は、ファイルを配置します。さらに年や年月で分類するフォルダーを配置する場合もあります。

2階層目には、配置するフォルダーの数が多い場合は、ファイルを配置しません。フォルダーのみを配置します。

デスクトップの整理

デスクトップ上でのアイコンの位置を常に同じにするために、私は、Fencesというアプリを利用しています。WindowsのOSに任せておくと、なにかのきっかけでアイコンの位置が変わってしまうことが多いため、このアプリを利用しています。一時フォルダやよく利用するフォルダが、デスクトップ上の特定の位置にあることによって、アクセスがしやすくなります。

複数人で共有するファイル

共有フォルダで、複数の人がファイルを作成する場合、命名ルールを決めても守られることはありません。多数の人が関わることにルールを定めたとしても、それを守るには多大なコストがかかります。しかし、指針がなければフォルダの中は混沌としてしまいますから、時間をかけても、命名ルールを周知せざる得ないでしょう。あるいは、ファイリングクラーク(文書取扱担当者)のような担当者をおくことも考えられます。
本来、人が労力をかけてバラツキを無くす、というのは人がすべきことでは無いと思います。それこそ機械が行うべきことだと考えます。例えば、このフォルダの中にあるファイルに対しては、命名に緩やかな制限を与える設定ができるようにし、仕様にはずれたファイル名は利用できないようにOS上で設定できるといいと思います。