Excelなどのソフトウェアを利用する場合
私も、いろいろなソフトウェアを利用して、物件や案件の履歴を記録することを行ってきました。
Excel、OneNote、Wordなどで履歴を残そうとする人も多いです。
しかし、いずれのソフトも、履歴を記録することや活用することに関して不満が残ります。当たり前の話ですが、履歴記録用のソフトでは無いからです。
Excel
Excelは表計算ソフトです。計算や集計をしたり、グラフを作成するのには実に使い勝手の良いものですが、データベースとして利用したり履歴を残したりするのには、向いていません。
OneNote
OneNoteは、記録を取りやすくメモを行うのに最適で、私も愛用しています。けれども、自由度が高く、一貫した記録形式を維持するためには、人が意識して入力しなければなりません。履歴の内容以外に、履歴の形を整えるために労力がかかる点、不用意に変更されないように注意を払わないといけない点がデメリットです。
Word
Wordは文章作成ソフトです。見出しとナビゲーションを利用すれば、階層化したドキュメントを作成できますから、私もそれを利用して案件・物件の記録を行っていたこともありました。ただし、1つの履歴の新規日時・更新日時・作成者・変更者の記録を自動的には取ることができません。
記録の形式がばらばらになりやすい
また、Excel, OneNote, Wordとも、複数人が共有して情報を更新する場合、一貫した履歴の形式になることはありません。見やすい形式を維持して情報を記録することは、一人なら出来得ますが、複数人が編集すると、書き手の癖や流儀で統一感がなくなり、後で読んだときに情報を把握するのに時間がかかるようになってしまいます。例えば、日付の形式が、20190101、2019-01-01、2019年1月1日、平成31年1月1日、H31/1/1、H31-1-1のように、ばらばらになっていたら、検索すらできません。
記録し易く活用できる履歴の条件
- 時系列で表示すること
- 閲覧するだけならキーボード・マウスの操作で不用意に変更されないこと
が少なくとも必要です。
時系列で表示するのは、あの事は○年前ぐらいのことだったな、というのを人は思い出しやすいからです。また、経緯が分かりやすいため、今に至る過程が理解しやすいです。
物件・案件・顧客マネジメントには、必ずなんらかの動きがあり、その動きには日時があります。従って、日時とともに記録をするのですから、必ず時系列で記録はあるわけです。
その記録を最終的にまとめたり分析したりするとしても、時系列の記録を基にすることなります。
不用意に変更されないことは、記録を守るために必要です。PCのデータは、誤操作で、簡単にデータが失われたり変更されたりしてしまいます。それを避けるためには、データをロックし編集時に解除する方法か、編集後登録ボタンを押さないと変更が確定しない方法があります。
履歴を記録するには、すぐに記録を書き始めることが出来て、内容以外に考えることが無く書き終えることが出来る、というのが理想です。
その為には、下記の機能があると良いです。
- 内容以外の記録は自動化されること。
- 新規日時・更新日時・作成者・変更者
- 記録の日付（ご縁帳ガンジスでは自動的に今日の日付が入力されます）
- 戸主の名前（ご縁帳ガンジスの家の履歴の場合）
- 記録を変更した場合、その変更履歴
- 複数の人が入力しても、一貫した形式になること。
- 日付の形式（区切り文字やフォントサイズなど）
- テキストの色・サイズ
お寺のご縁帳ガンジスは、履歴を記録しやすく活用しやすいことを目標にしています。