概要
電子文書化には、以下の2つの方法が便利です。
- スキャナーや、書類読み取り専用のドキュメントスキャナーで、書類をスキャンし、PDFなどの電子文書にします。
- iPhoneなどのスマートフォンで、写真を撮って電子文書化します。
実例
ありとあらゆる紙書類を、ドキュメントスキャナーで、スキャンして電子文書化しています。
残そうかどうしようか、と考えることなく、スキャンして紙は処分。冊子もばらしてスキャン。紙書類を、紙のまま処理することはすでに限界を迎えているからです。
- 電化製品の説明書は、メーカーのホームページからダウンロードします。無いのなら、説明書をスキャンします。
- スキャンしPDF化した書類は、検索できるように文字認識（OCR）を行います。検索用の文字が透明なテキストとしてスキャン画像の上にセットされます。ScanSnapのアプリで自動的にOCRが実行されます。
- スキャナでスキャンするほどのクオリティが必要無い場合は、iPhoneで写真を撮るだけ、あるいは、iPhoneのアプリを利用して電子文書化します。
- 電子文書化されたファイルは、Google DriveやOneDriveに保存しています。これで、複数のPCやタブレット・スマートフォンから参照できるようになります。
メリット
- 紙書類の削減は、管理の手間が減り、机・書類棚がすっきり整理されます。
- 検索できるので、情報を見つけやすくなります。
- 書類の情報が必要かどうか迷う場合は、スキャンして保存しておけば良いので、判断に迷うことがなくなります。
- Google Driveなどに保存すれば、外出先でも書類を確認できます。
- 家電を操作するのに、説明書をタブレット（持ち運びが出来て便利）で見れます。
道具
- 裁断機（ペーパーカッター） 冊子を裁断するのに便利です。
- カッティングマット
- カッティング用定規
- ドキュメントスキャナー 私は、富士通のScanSnapを利用しています。買って良かったと思うPCの周辺機器です。
- スマートフォン 私は、アプリにOffice Lensを利用しています。