概要
自動採番・自動番号・オートナンバーと呼ばれる機能です。
新規記録を追加した時に、指定した用語に、番号を設定します。
利用方法
- 利用しない 利用しません。
- 連番を利用 今の連番に表示されている数値に+1した数を、次の番号にします。
- 最大値を利用 全ての記録から番号を検索して、最大値に+1した数を、次の番号にします。
設定
- 日付書式を利用する 今の連番を利用するの場合、YYYY、MM、DDを、接頭語、接尾語で指定できます。
YYYY は4桁の年
MM は、2桁の月
DD は、2桁の日
になります。 - セットする用語 記録を新規追加した時に、番号をセットする用語を指定します。
- 数値桁 番号の最小の桁数です。例えば、100は、桁が4の場合、0100になります。
- 接頭語 今の連番を利用・最大値を利用で、接頭語を利用します。
- 接尾語 今の連番を利用で、接尾語を利用します。
- 今の連番 今の連番を利用の場合、次の番号は、この数値に+1されます。
最大値を利用する場合
- 接頭語を指定すると、文字列から始まるNoを検索して、それに一致する番号の最大値を利用します。
画像の例では、「A0123」のように、Aで始まるNoの数値部分の最大値に1を加えた数字で、Noが発行されます。
新規追加した時に、自動的に、Noが発行された例
- No欄に、* を入力して登録すると、全ての記録から、数値だけのNoを検索し、その最大値の+1になります。
- No欄に、文字列 + * を、入力して登録すると、文字列から始まるNoを検索して、それに一致する番号の最大値を利用します。
- 接頭語に、例えば、A としておくと、A0001 のようなNoが自動で発行されます。
これを利用して、通常は、A番台を発行し、この記録は、B番台にする（「B*」と入力して、登録ボタンを押す）、のように、Noを切り分けて発行することもできます。
Noを「B*」として、登録すると、「B0015」のようになる。
考え方
ガンジス顧客管理では、Noの項目を、様々な出力・並び替え・インポート時の照合で利用します。
Noの付け方は、様々な方法がありますが、次のような方法もあります。
- 顧客は、A0001のA番台
- 見込み客は、B0001のB番台
- 取引先・行政は、C0001のC番台
とします。
- Excelに出力したとき、0001のような数値は、1になってしまい、処理に困ることがあります。そのため、Noを数字のみで付けるときは、1000番台から始めるなど、0から始めないのが良いです。