名刺を管理する

ガンジス顧客管理で、名刺の管理を、時間と労力をかけずに行う方法です。

 

経験上、手間暇かけずに名刺を処理するためには、

 

  • 名刺はスキャンする
  • 必要な時に、スキャンした名刺をすぐに表示できれば良い

 

の2点です。

 

名刺のデータをデータベースに細かく入力しても、結局それを見ずに、スキャンした名刺を画像で見る方が手っ取り早い、となることが多いです。

もちろん、時間と労力をかけて、名刺データを文字データとして入力しても構わないのでしたら、それでも良いと思います。

 

ガンジスでの方法

ガンジス顧客管理では、顧客毎のユーザーフォルダに、名刺フォルダを作成し、その中に、スキャンした名刺画像(PDFなど)を入れます

 

こうすると、名刺を共有するのも容易に達成できます。

 

 

 

 

 

 

名刺フォルダは、特大アイコンで、すぐに画像を確認できるようにしておくと良いです。

 

 

考え方

名刺の内容を細かく分類して入力するデーターベースを運用したこともありました。

名刺画像も表裏表示できるようにしました。

けれども、実際の運用において、利用者は、必要な団体・人物を検索して名刺画像を表示する、ということをしていました。その方が速いし、名刺の画像の情報量がデータベースに入力した情報量より多かったから(顔写真など)、という理由だと思います。

 

名刺をもらってから、それを文字データ化する労力を考えると、全ての情報をデータ化するのでは無く、最初は、名刺情報のうち検索に必要な部分のみ入力しておく。その後、必要になったら、すべての名刺のデータを入力する。という手順で良いだろうと考えます。

 

名刺をもらうたびに、部署の名前が変わっているような会社や、行くたびに担当が変わる会社もあります。わざわざ、相手の都合に合わせて、情報の更新を追従する必要も無い気がします。その場合、画像にスキャンして、フォルダに入れておけば充分間に合うはずです。