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顧客情報が間違って変更されたり削除されたりしない仕組みになっている。2018.11.29

概要

登録した情報が、いつの間にか誤った情報になってしまう事態は避けなければなりません。
こうしたトラブルは、操作ミスにより発生しますが、人による操作ミスは必ず発生します。発生する以上、アプリケーション側で、そのミスが起こらない(起こりにくい)仕組みにしておく必要があります。

問題の原因

自由度が高すぎるアプリケーションの場合、ふとしたことで誤入力や意図しないデータの削除が起こります。その操作に気づかないまま保存してしまうと、後で何が正しかったのか分からなくなっていきます。
Excel, Word,OneNoteは、極めて自由度が高いアプリケーションのため、こうしたことが発生しやすいです。これらアプリケーションでの操作ミスは、人に責任があると考えるべきではありません。アプリケーション自体が誤入力を誘発するのです。ですから、いくら注意をしていても、必ずミスは発生します。ミスが発生するのなら、その原因を取り除くのが正解です。

解決の条件

では、どうするのが良いのでしょうか?

  1. まず必要なのは、データーベースソフトウェア上の情報の修正・削除には、人が意識的にしなければ自由に出来ない、という制限を持つことです。修正した場合は登録ボタンを押さなければ更新されない、削除の前には必ず確認ダイアログが出る、など、人が操作しなければ情報の修正・削除が反映されないようにします。
  2. 次に必要なことは、情報は、関連する情報の単位で更新できるようにすることです。Excelの場合で個人の名前・住所が1行ずつあるとします。その場合、1行のみ変更しようとしても、不用意な操作で他の行のセルを変更してしまうことがままあります。また、正しい方法で行わないと、列のソートをした後、意図しない行のずれが発生したりすることがあります。
    対して、顧客管理ソフト ガンジスのように、個人の情報は1つのウインドウに表示され、そこででしか修正できない、とすると、それ以外の個人の情報を不用意に変更することがありません。
  3. アプリケーションにアクセス権を設定して、情報を見ることができるのみの人、入力できる人、データベースの管理者、の少なくとも3つのアクセス権を使うことです。見るだけでいい人も入力・修正ができると、不用意な変更の原因になります。する必要が無いことは、最初から出来なくするのが正解です。顧客管理ソフト ガンジスでは、そのようにアクセス権を設定できます。

 

 

以上、3つの条件をクリアすれば、Excel,Word,OneNoteで発生するような意図しない入力・削除はかなり減ります。顧客管理ソフト ガンジスは、以上の条件をクリアし、不用意な変更がされないように制限することと、設定で自由に変更できることとのバランスのとれた設計にしています。

 

参照